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生产行业ERP系统实施如何应对BOM变更?

2015-05-06 15:13:57 本文行家:chinasaas

在生产行业ERP系统应用中BOM变更是不可避免,这就给ERP应用提出了挑战。在许多时候,BOM变更常常使ERP项目陷入泥潭,每每身陷其中而无法自拔。我在所负责的ERP实施时一不小心,走进了BOM变更的雷区,由此引发的一连串的地雷爆炸使我深受其苦。

 BOM(物料清单)是ERP系统最为关键的名词,对BOM的定义层次和数据准备的精确程度,直接影响生产行业ERP系统的整体运行状况。所以,稳定和准确BOM数据是每个ERP系统实施极为关键的任务。
    然而,在生产行业ERP系统应用中BOM变更是不可避免,这就给ERP应用提出了挑战。在许多时候,BOM变更常常使ERP项目陷入泥潭,每每身陷其中而无法自拔。我在所负责的ERP实施时一不小心,走进了BOM变更的雷区,由此引发的一连串的地雷爆炸使我深受其苦。
    一.什么是BOM变更? *
    许多经验丰富的实施顾问谈到生产行业ERP系统实施体会时说,要成功实施ERP系统,三分靠技术,七分靠管理,十二分靠数据。此话虽有些夸大,但生产行业 ERP系统只有在数据准确、完整、及时的情况下才能发挥作用,否则只能带来错误的结果,可以说准确的管理数据是ERP系统运行的依据。
    (1)什么是BOM
    一般说来,我们对BOM的理解就是顾名思义的物料清单,也就是通常所说的产品结构表或产品结构树,或可能称为“配方”、“要素表”或其它名称。物料是指所有产品、半成品、在制品、原材料、配套件、协作件、易耗品等与生产有关的物料的统称,将各单项物料按物料代码、品名、规格、单位用量、损耗等依制造流程的顺序记录下来,排列为一个清单,这就是物料清单,也就是BOM。
    BOM作用是识别物料、接受客户定单、编制计划、配套和领料、加工过程跟踪、采购和外协、成本计算、报价参考、物料追溯、改进产品设计等。BOM本质上是一项工程文件,不但是产品的规范说明,而且是制造流程的依据,还是用来核算产品成本的基础。
    (2)BOM的分类
    BOM的分类有很多不同的方式,一般制造型企业的BOM分为:①工程BOM,是新产品的用料结构,是研发与其它部门间针对新产品初始定义的沟通和日后设计变更用,主要涉及研发部门。②生产BOM,是批量生产产品的用料结构,生产BOM是产品结构和工艺流程的结合体,二者不可分割。我们认为离开工艺流程谈制造时的产品结构,是没有现实意义的。所以,简单说生产BOM就是产品结构+工艺流程,是用于进行生产计划和采购计划的制定, 也是搭载选配及替代物料,主要涉及部门是生管和物管。③计划BOM,是指产品组成及比例关系,用于进行中长期的原料采购计划及生产产能负荷计划,主要涉及部门是生管、物管和采购外协等。④成本BOM,是产品的标准成本组成结构,主要用于查询产品标准成本构成状况,主要涉及财务部门。

BOM变更,生产行业ERP系统

    (3)什么是BOM变更?
    一般情况下,我们将各种管理数据分为三类——静态数据、动态数据及中间数据。静态数据包括BOM物料清单、工作中心能力和工艺路线、成本参数、工时定额、仓库和货位代码、会计科目的设置等等;动态数据是指生产活动中发生的数据,不断发生而且经常变动,如客户合同、库存记录、完工报告等;中间数据是在综合静态数据与动态数据,经过综合运算形成的各种报表。在生产行业ERP系统运行准备期及运行过程中这些数据都要定期或随时维护,保持数据的准确性。
    BOM是基础的产品物料清单表,当BOM发生变更的时候,无论是多或者少,都会对ERP应用过程中的三种数据(静态数据、动态数据和中间数据)产生关联影响,从而对生产行业ERP系统运行产生关联的重大影响。因此,BOM变更问题不只是变更物料表(静态数据)这么简单,它会涉及和影响ERP运行(动态数据和中间数据)的方方面面,是实施和应用ERP系统中最为重大和关键性的变更之一。
    BOM变更是经常会发生的事,发生的BOM变更的原因也有很多。例如客户需求变更或针对客户抱怨修改产品规格;或是生产工艺和设备造成的变更,如原设计图修改以便提高生产的良率;也有可能是因为质量标准、成本要求,如采购需要寻找替代性原料以降低成本;或研发部门改正原来的设计暇疵和原来的产品增添新的功能等。
    分析BOM变更的原因有助于我们评估变更的影响,一方面可界定变更的影响范围,另一方面是为了从源头上减少不必要的变更。因此,当BOM需要变更的时候,应该界定变更的影响。一般来说,主要有两种情况:第一种情况是只发生于工程BOM新产品的更改,只涉及研发部门内部,这由研发部门内部就能解决了。换一句说,对于生产行业ERP系统应用的三种数据来说,如果只涉及到静态数据的变更则是相对简单的事情。
    第二种情况是,当发生BOM变更的时候,ERP系统已经根据BOM运行了生产计划和采购计划。例如客户订单已经配置了生产BOM,生产单、生产领料单、采购单已经做进去了,也开始进行生产和材料采购,或已经有领料和入库发生。这时,就会涉及到生产行业ERP系统运行的所有三种数据(包括静态数据,动态数据和中间数据),并可能涉及到销售、采购、生产、工程技术、财务等部门。这个时候就不能直接进行修改或变更,必须要进行工程变更(ECN)。这是最为复杂的情况,也是我们需要讨论和关注的情况,稍有不慎就会使ERP应用踏入数据失真的雷区。
    二.BOM变更有什么影响?
    BOM是ERP系统中基础中的基础,由于生产行业ERP系统都以物料需求计划来驱动,任何对BOM的变动都可能影响物料需求、生产排程、存货和生产成本核算。所以,不正确和不规范的BOM变更会造成严重的影响。例如,一方面可能会造成物料短缺,而缺件的数量过多又会导致制造的低效率,或订单不能按期交货。另一方面,如果物料过多储备,则会导致计划缺乏可信性,呆滞物料库存增多,从而会导致不正确的产品成本核算。
    (1)对计划系统的影响
    对于MRP和MPS(主生产计划)来说,生产BOM是不可缺少的关键因子。生产计划的安排是根据生产BOM来下达的。对于MRP物料来说,在MRP运算后系统一般会产生计划的加工单建议。同时,这些加工单加上MPS(主生产计划)派生出来的加工单会一起进入工单排产系统进行排程调度。很显然,这个时候,BOM变更会直接影响到排程调度产生的工作中心、设备、人员等。这种情况下一般要用ECN工程变更来通知。因此,需要综合考虑实际生产情况来变更 BOM,否则容易发生错误而导致生产秩序混乱,影响交货等问题。
    (2)对物料处理的影响
    一般来说,采购部门是使用计划BOM来决定采购物料清单。因此,当发生计划BOM需要变更时应要先考虑物料如何处理。物料的处理有作废、使用完现存量、正常使用、返还供应商等。因此,要注意实际库存的情况,以及还有多少在途库存。解决方法可以是特殊物料的在途库存能取消尽量取消,实际库存要先安排用完后才用新的料。否则,会出现一些物料的呆滞,造成企业的物料库存积压。这要求当计划BOM变更时要根据生产、采购的情况,进行库存量成本分析,基于合理有利的原则作出决策。
    (3)对成本核算系统的影响
    由于成本BOM在核算成本时起到重要作用,因此BOM变更时对成本计算的影响也会非常大。正所谓“差之毫厘,谬以千里”。因此,必须考虑企业本身成本核算和成本管理要求,进行合理的BOM变更。
    (4)造成管理上的混乱影响
    一般而言,大多数的公司在BOM变更的管理方面都会遭遇一些问题。例如:①缺乏一个BOM变更审核的程序,只有研发或少数人决定就立即做出BOM变更,变更的数据没有在各种BOM及时更新,保持一致性。②或者BOM变更影响的部门无法事先得知,使到有些部门应用仍使用旧料号或旧版本,造成工作上延误或重工。例如会计或财务事后才被知会有关工程变更事宜。③最后,BOM变更缺乏事后的追踪,将使得各种BOM缺乏一致性,使准确性下降,而无法达到预期的成效,生产和存货的规划也会因此受影响。
    三.安全跨越BOM变更雷区的方法
    在实际生产运行过程中,BOM变更是导致生产行业ERP系统数据不准确的重要因素。因此,一定要有一套行之有效的BOM变更管理方法来管理变更。针对BOM变更频繁的特点,ERP应提供工程变更作业 (ECN)。由于要涉及销售、采购、生产、工程技术、财务等部门,工程变更作业应该可以追溯历史版本变更记录,打印变更凭证及清单,并提供BOM 预期呆滞分析表协助研发和采购部门预防因工程变更而造成的物料呆滞,做到事前控制。一般来说,BOM变更应通过确认、分析、审批、文件和监督五个步骤。
    (1)规范BOM审核及BOM变更流程
    稳定的BOM数据对于ERP系统正常运作有着至关重要的决定作用,所以必须要以BOM变更为源头做好BOM的管理工作。解决方法是建立规范的BOM审核及 BOM变更管理流程,当有工程变更时应经过多个部门审核才会生效。变更的时候应通过工程变更通知单(ECN)的方式来变更,确保涉及BOM的各种数据都能得到有效和最新版本的BOM。
    (2)BOM变更应考虑成本影响
    BOM的变更应得到采购和财务部门认可并事先模拟,以确定对成本的影响。在许多特定的环境下(如关键成本的物料),工程设计的更改必须经过相关财务人员的确认并记录在案。当然,工程变更的具体流程应结合到生产行业ERP系统流程来实现。
    (3)规范BOM版本管理
    还有一个比较重要的问题就是BOM版本管理。各部件明细表的变化,都会导致BOM的变化,但是在同一阶段有效的BOM版本只能有一个。所以,必须严格的控制BOM的版本和生效、失效日期,以确定引用的BOM是正确的,只有这样才能保证后面的MRP和MPS的计算是正确的。
    使用规范的版本控制,人们可以返回到各个BOM文件以前的修订版本,还可以比较任意两个版本以查看它们之间的变化。BOM版本控制一般包括两个方面:一是保证人人得到的是最新的版本,二是记录需求的历史版本。版本控制的最简单方法是在每一个版本上应该包括修正版本的历史情况,即做BOM变更的内容、变更日期以及变更的原因。

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